Una fiera può riunire migliaia di persone, ma per organizzarla occorrono energia, materiali e viaggi. Le scelte che pesano di più arrivano già nel brief: sede, formato, fornitori e modalità di trasporto degli ospiti.
Nel settore business ed eventi, Sustainable Events indica un approccio alla progettazione e alla gestione che riduce gli impatti ambientali, tutela le persone e produce valore economico e sociale verificabile. Non significa aggiungere qualche contenitore per la raccolta differenziata o sostituire i badge di plastica con badge di carta. Significa scegliere, misurare, documentare e migliorare lungo tutto il ciclo di vita dell'evento.
Eventi sostenibili: significato e differenze dal green
Un evento green concentra solitamente l'attenzione sull'ambiente: emissioni di gas serra, consumi energetici, mobilità, materiali e rifiuti. Un evento sostenibile considera anche il benessere e l'accessibilità dei partecipanti, la sicurezza dei lavoratori, le condizioni contrattuali dei fornitori, il coinvolgimento della comunità locale e la sostenibilità economica dell'iniziativa. Le tre dimensioni — ambientale, sociale ed economica — devono essere gestite insieme.
In una gara d'appalto, chiedere se lo stand sia riciclabile serve a poco senza sapere chi lo ritirerà e quante volte sarà riutilizzato. Nel catering locale, controlla menu, quantità ordinate, scarti e condizioni del personale: la dicitura «km zero» da sola non descrive l’impatto del servizio.
L'obiettivo non è dichiarare un impossibile impatto nullo, ma evitare gli impatti non necessari, ridurre quelli inevitabili e rendere trasparenti i risultati. Vale per meeting aziendali, congressi, incentive, fiere B2B, lanci di prodotto, eventi ibridi, festival e manifestazioni pubbliche.
Perché la sostenibilità è una decisione di business
Per agenzie, organizzatori fieristici e aziende, la sostenibilità incide anche sulle offerte commerciali e sui requisiti ESG richiesti dai clienti. Stampare meno, raggruppare le consegne e noleggiare strutture riutilizzabili può evitare spese, oltre che materiali.
Un piano per il maltempo, percorsi accessibili e fornitori che documentano i consumi riducono alcuni rischi organizzativi. Sponsor ed espositori possono controllare i risultati, invece di affidarsi a uno slogan.
Non sempre la scelta sostenibile costa meno. Una location ben collegata può avere un canone più alto; un servizio di misurazione delle emissioni o un audit esterno richiede risorse. Il confronto considera il costo totale dell'evento: affitto, trasporti, energia, acquisti, montaggio, smontaggio, gestione rifiuti, rischi e valore degli asset riutilizzabili.
Partire dal brief: obiettivi, responsabilità e priorità
Gli obiettivi vanno fissati nel brief, insieme a pubblico, presenze previste e formato dell'incontro. «Evento ecologico» non offre un criterio di controllo; chilometri percorsi in auto, uso di materiali monouso e accessibilità del programma sì.
Serve un responsabile che possa chiedere dati e intervenire sulle scelte, anche senza un sustainability manager a tempo pieno. Deve confrontarsi con venue manager, acquisti, tecnici, catering, logistica, comunicazione e amministrazione; vanno coinvolti anche sponsor, espositori, relatori, personale temporaneo, volontari e comunità ospitante.
La matrice di priorità deve valutare impatto potenziale, possibilità di intervento, costo e disponibilità dei dati. Se gran parte del pubblico arriva da altre città, la mobilità merita più attenzione dei gadget; se l'evento consiste in una mostra temporanea, allestimenti, imballaggi e trasporto merci diventano centrali. Un'analisi iniziale, o baseline, consente poi di confrontare le edizioni successive senza confondere miglioramenti reali e cambiamenti nella dimensione dell'evento.
Format e location: la prima leva sulle emissioni
Presenza, digitale o ibrido?
Il networking e le dimostrazioni pratiche possono richiedere la presenza. Un relatore che dovrebbe attraversare l'Europa per venti minuti sul palco, invece, potrebbe intervenire online. Riunioni preparatorie e sopralluoghi selezionati si possono svolgere in video. Il digitale ha comunque consumi e apparecchiature proprie: non è automaticamente la scelta migliore.
Scegliere una venue accessibile
Per un congresso nazionale, Milano, Bologna, Firenze, Roma e Torino offrono collegamenti ferroviari utili, ma la città va scelta in base a dove vivono davvero gli invitati. Confrontare almeno due sedi per collegamenti, accessibilità, sale, hotel vicini, spazi tecnici e carico/scarico evita decisioni basate soltanto sul canone.
Nella richiesta d'offerta alla struttura è opportuno domandare i consumi energetici disponibili, la provenienza dell'energia elettrica, le modalità di regolazione del riscaldamento e raffrescamento, i sistemi di risparmio idrico, i flussi di raccolta dei rifiuti e le caratteristiche di accessibilità. Certificazioni o sistemi come ISO 14001 ed EMAS possono supportare la valutazione della gestione ambientale, senza sostituire la verifica delle prestazioni concrete dell'evento.
Mobilità, trasferte e ospitalità: agire prima sui viaggi
Prima di parlare di compensazioni, esaminare come arrivano i partecipanti. Se sono previsti voli o lunghe trasferte, la mobilità può pesare molto sul bilancio climatico. Una sede servita dal treno, un'agenda compatta e istruzioni precise su metro, autobus e percorsi pedonali intervengono alla fonte.
L'invito dovrebbe indicare la stazione più comoda, il tragitto accessibile, le navette condivise e la disponibilità di parcheggi per biciclette. Dove i mezzi pubblici non bastano, il car pooling resta un'opzione; non deve diventare un requisito per partecipare.
Con relatori internazionali, un collegamento remoto o più impegni nello stesso viaggio possono evitare trasferte separate. Hotel a pochi passi dalla sede riducono i tragitti locali. Per le scenografie contano anche consegne accorpate, depositi di zona e camion che non tornano vuoti.
Fornitori, allestimenti e acquisti responsabili
Le richieste ai fornitori devono comparire nel capitolato, non soltanto nella presentazione commerciale. Per catering, audiovisivi, pulizie, arredi e allestimenti conviene specificare quali dati consegnare: materiali impiegati, quote noleggiate o riutilizzate, imballaggi, trasporti, consumi e destinazione dei beni dopo lo smontaggio.
Un sistema di stand modulari riutilizzabili può evitare la produzione di pannelli personalizzati per ogni edizione. Fondali e segnaletica senza date, moquette limitata allo stretto necessario, espositori noleggiati, strutture riparabili e arredi provenienti da circuiti di riuso consentono di applicare i principi di economia circolare. Se un materiale è dichiarato riciclato, riciclabile, compostabile o certificato, il fornitore deve specificare le condizioni di validità dell'affermazione: il materiale teoricamente riciclabile non viene necessariamente recuperato dal servizio locale.
Anche il merchandising merita una valutazione critica. Una borraccia regalata a chi ne possiede già diverse può essere meno utile di una fontanella facilmente raggiungibile. Per gadget e premi sono spesso preferibili contenuti digitali accessibili, esperienze locali, materiali di qualità destinati a durare o l'assenza del regalo. Per carta e prodotti in legno, certificazioni come FSC o PEFC possono offrire informazioni sulla filiera; da sole non provano la sostenibilità dell'intero evento.
Scegliere un fornitore significa verificare anche sicurezza, contratti, pagamenti e rapporti con le imprese locali. La vicinanza geografica, da sola, non garantisce meno emissioni; può però semplificare gli interventi e lasciare sul territorio una parte della spesa.
Catering: menu, quantità e recupero eccedenze
Nel catering, piatti vegetali e ingredienti stagionali possono ridurre alcuni impatti rispetto a menu ricchi di prodotti animali ad alta intensità emissiva. La distanza percorsa da un alimento è soltanto una variabile: per stimarne l'impronta conta l'intera filiera. Vanno considerate anche salute, consumo d'acqua e qualità del servizio.
Gli sprechi iniziano spesso da una stima sbagliata delle presenze. Conferme dei pasti, porzioni flessibili e buffet riforniti poco alla volta aiutano la cucina a preparare quantità realistiche. Caraffe o punti di refill e stoviglie lavabili funzionano dove acqua, lavaggio e norme igieniche lo consentono.
Per recuperare cibo ancora idoneo servono accordi con organizzazioni autorizzate, definiti prima dell'evento e compatibili con le regole di sicurezza alimentare. Le opzioni vegetariane e vegane vanno affiancate alla gestione di allergeni, celiachia ed esigenze religiose. Nel consuntivo distinguere cibo acquistato, servito, recuperato e scartato.
Energia, acqua e rifiuti
Ledwall, climatizzazione, regia e illuminazione assorbono elettricità anche durante prove e pause. Dimensionare gli impianti, spegnere le sale inutilizzate e registrare i kWh può limitare gli sprechi. All'aperto, la scelta tra allaccio alla rete, accumulo e generatori richiede una verifica di potenza, affidabilità, emissioni locali e sicurezza.
Nel sopralluogo verificare rubinetti, eventuali perdite e disponibilità di acqua potabile. Per pulizie e stoviglie, chiedere come la struttura misura i consumi idrici: in una zona soggetta a siccità la verifica pesa di più sulla scelta della sede.
Quanto ai rifiuti, la gerarchia è chiara: prevenire, ridurre, riutilizzare, riciclare e infine gestire il residuo. La raccolta differenziata funziona solo quando bidoni, indicazioni e operatori sono coordinati con il gestore locale. Occorre conoscere le frazioni effettivamente accettate, predisporre un'area di back-of-house per la selezione e pesare, dove possibile, le quantità per tipologia. Un alto tasso di raccolta differenziata non equivale automaticamente a un alto tasso di riciclo effettivo.
Accessibilità, inclusione e impatto sociale
Controlla il percorso dalla stazione, i servizi igienici, i posti riservati, l’acustica, la segnaletica e l’assistenza disponibile. Anche iscrizione e documenti digitali devono funzionare con tecnologie assistive.
Sottotitoli per gli interventi, interpretariato in Lingua dei Segni Italiana (LIS) quando necessario, spazi tranquilli, informazioni sui contenuti sonori o luminosi e menu che considerino allergie e preferenze alimentari rendono l'esperienza più inclusiva. La sostenibilità sociale riguarda anche contratti regolari, formazione, turni sostenibili e condizioni di sicurezza per tecnici, addetti alle pulizie, personale di sala e volontari.
Il beneficio per il territorio può estendersi oltre i giorni dell'evento: collaborazioni con associazioni, occupazione locale, donazione di materiali ancora utilizzabili, accesso a contenuti formativi e rapporti duraturi con piccole imprese. Questo lascito o legacy va pianificato in anticipo, evitando attività simboliche prive di continuità.
Tecnologia e comunicazione: meno carta
QR code, biglietti elettronici, mappe digitali e programmi online riducono le stampe, purché chi non usa uno smartphone abbia un'alternativa. Non occorre distribuire tablet nuovi per eliminare il programma cartaceo: anche dispositivi, schermi e streaming richiedono risorse.
Meglio dichiarare quanti allestimenti sono stati riutilizzati e quali consumi sono stati misurati in kWh, anziché promuovere un generico «evento a impatto zero». Committenti e sponsor dovrebbero poter vedere criteri, periodo di rilevazione e dati mancanti.
Per chi comunica in Europa, la direttiva (UE) 2024/825, recepita in Italia con il d.lgs. 20 febbraio 2026, n. 30 e applicabile dal 27 settembre 2026, rafforza le regole contro pratiche commerciali ingannevoli e dichiarazioni ambientali generiche non adeguatamente supportate. Il linguaggio di marketing dovrebbe quindi distinguere fra riduzione effettiva delle emissioni e finanziamento di progetti esterni di compensazione, senza presentare quest'ultimo come eliminazione dell'impatto generato.
ISO 20121 e CAM Eventi in Italia
UNI ISO 20121: sistema di gestione, non etichetta
La UNI ISO 20121:2024 definisce i requisiti di un sistema di gestione della sostenibilità applicabile a organizzazioni e attività legate agli eventi. Coinvolge politica, leadership, identificazione degli stakeholder, valutazione degli impatti, obiettivi, procedure, monitoraggio e miglioramento continuo. La versione 2024 attribuisce maggiore rilievo a inclusione, diritti umani e lascito sociale. La conformità può essere dimostrata con autodichiarazione, verifica di seconda parte o certificazione indipendente: adottare lo standard non equivale automaticamente a essere certificati.
CAM Eventi: che cosa cambia per gli appalti pubblici
Per chi lavora con comuni, enti pubblici e stazioni appaltanti, sono centrali i Criteri Ambientali Minimi (CAM) per il servizio di organizzazione e realizzazione di eventi, adottati con decreto 19 ottobre 2022 e pubblicati nella Gazzetta Ufficiale del 2 dicembre 2022. I CAM trattano, tra l'altro, biglietti e comunicazione, allestimenti, imballaggi, trasporti, energia, catering, rifiuti, accessibilità e aspetti sociali. L'applicabilità va verificata rispetto alla specifica procedura di affidamento; non sono un obbligo indistinto per qualsiasi festa o evento privato.
Come leggere le altre sigle senza confonderle
ISO 14001 ed EMAS riguardano la gestione ambientale delle organizzazioni; GHG Protocol fornisce metodologie per contabilizzare emissioni, comprese quelle della catena del valore (Scope 3); Agenda 2030 e gli Obiettivi di Sviluppo Sostenibile (SDG) offrono un quadro di obiettivi generali. In ambito internazionale, l'iniziativa Net Zero Carbon Events promuove la decarbonizzazione del settore. Nessuno di questi riferimenti sostituisce la verifica dei dati dell'evento specifico.
Misurare l'impatto: carbon footprint e KPI
La misurazione inizia prima dell'evento, indicando un confine preciso: fase di progettazione, montaggio, svolgimento, smontaggio, trasporti dei partecipanti e dei fornitori, pernottamenti, catering e materiali acquistati. Per ciascuna voce si raccolgono dati di attività — km percorsi, kWh, kg, pasti, pernottamenti — e, quando si calcolano le emissioni, si applicano fattori emissivi documentati e pertinenti all'anno e al Paese.
Il risultato si esprime normalmente in kg o tonnellate di CO₂ equivalente (CO₂e). Un indicatore di intensità, come kg CO₂e per partecipante, aiuta a seguire l'evoluzione di un format, ma deve sempre accompagnare il valore assoluto: un evento può migliorare per partecipante e generare comunque più emissioni totali perché è cresciuto. Per la contabilità aziendale, la collocazione delle emissioni negli Scope 1, 2 e 3 dipende dai confini organizzativi e dalle regole applicate; non tutte le emissioni dell'evento ricadono automaticamente nello stesso Scope.
| KPI | Come rilevarlo | Perché è utile |
|---|---|---|
| Emissioni totali (t CO₂e) | Somma delle emissioni per categoria, con fattori e ipotesi dichiarati | Misura l'impatto climatico complessivo |
| Emissioni per partecipante (kg CO₂e) | Emissioni totali divise per presenze effettive | Consente confronti cauti tra edizioni simili |
| Mobilità sostenibile (%) | Quota di partecipanti arrivati a piedi, in bici o con trasporto collettivo, rilevata tramite survey | Valuta l'efficacia delle scelte di sede e trasporto |
| Energia (kWh) | Letture dei contatori o dati della venue riferiti all'evento | Individua i consumi di struttura e produzione |
| Rifiuti prodotti (kg) | Pesature per tipologia e documenti del gestore | Misura prevenzione e gestione dei materiali |
| Eccedenze alimentari (kg) | Quantità prodotte, servite, donate e scartate | Controlla gli sprechi nel catering |
| Materiali riutilizzati (%) | Componenti riutilizzati sul totale, con unità di misura dichiarata | Verifica la circolarità degli allestimenti |
| Accessibilità e soddisfazione | Richieste di supporto soddisfatte, audit e feedback anonimi | Rende visibile la dimensione sociale |
In una convention ipotetica con 350 partecipanti si può chiedere già in fase di registrazione la città di provenienza e la modalità di viaggio prevista, aggiornando il dato dopo l'evento. La venue comunica i kWh attribuibili alle sale; il catering restituisce numero e tipologia dei pasti ed eventuali eccedenze; gli allestitori registrano quantità e riuso dei materiali. Il report finale distingue dati misurati, stime e informazioni mancanti, evitando di presentare numeri teorici come risultati certificati.
Quanto costa organizzare un evento sostenibile?
Non esiste un sovrapprezzo standard. Audit, consulenza, sottotitoli e misurazioni possono costare; meno stampe, gadget, spedizioni e avanzi alimentari possono invece alleggerire il conto. Conta la dimensione dell'evento, la sede e quanto materiale si può riutilizzare.
Un business case utile mette a confronto due scenari con lo stesso livello di servizio e include costi diretti, ore di lavoro, rischio operativo e valore residuo delle attrezzature. Il ritorno sull'investimento (ROI) non deve essere ridotto a una promessa di aumento delle vendite: può comprendere risparmi documentati, accesso a opportunità commerciali, migliori valutazioni dei clienti e capacità di replicare il format con meno risorse. Quando mancano dati sufficienti, è più corretto indicare un risultato qualitativo che attribuirgli un valore monetario arbitrario.
Un piano operativo prima, durante e dopo l'evento
Prima: progettare e contrattualizzare
Prima di firmare i contratti, definire obiettivi e indicatori, valutare gli impatti e scegliere sede e formato. Concordare con ogni fornitore chi registrerà trasporti, energia, rifiuti, accessibilità ed eccedenze alimentari: recuperare quei dati a posteriori può essere impossibile.
Durante: controllare invece di presumere
Durante l'evento, lo staff controlla segnaletica, raccolta dei rifiuti e consumi disponibili. Il catering riceve gli aggiornamenti sulle presenze; i responsabili annotano problemi di accessibilità e scostamenti dal piano. Una breve verifica quotidiana permette di intervenire subito.
Dopo: chiudere i flussi e migliorare
Dopo lo smontaggio, registrare quali elementi tornano in magazzino, controllare formulari e consuntivi, chiudere i dati su viaggi, energia e pasti. Il report deve segnalare anche i problemi rimasti aperti, indicando chi se ne occuperà alla prossima edizione.
Evitare il greenwashing
Il logo di una certificazione non dimostra che l'intero evento sia sostenibile. Allo stesso modo, stoviglie compostabili non azzerano gli avanzi; un palco alimentato con energia rinnovabile non cancella i voli dei partecipanti. Chiedere sempre a cosa si riferisce il dato e quale soggetto è stato verificato.
Espressioni come «carbon neutral», «zero emissioni» e «100% sostenibile» richiedono particolare cautela. Indicare separatamente emissioni stimate, riduzioni ottenute, perimetro di calcolo e crediti climatici permette di capire ciò che è stato effettivamente fatto.
Domande frequenti sugli eventi sostenibili
La certificazione ISO 20121 è obbligatoria?
No. La ISO 20121 è volontaria, anche se un committente può richiederla nel contratto. I CAM seguono invece le regole applicabili ai relativi affidamenti pubblici.
Online o in presenza: quale formato è più sostenibile?
Non sempre. Il formato online evita trasferte, ma comporta consumi digitali e può non sostituire networking o dimostrazioni. Confrontare scenari con gli stessi confini di calcolo e tenere conto dell'accessibilità.
Misurare la sostenibilità senza software
Un foglio condiviso può raccogliere presenze, chilometri, kWh, pasti, rifiuti e materiali riutilizzati. Prima di pubblicare una carbon footprint occorrono fonti tracciabili, definizioni coerenti e fattori emissivi adeguati.